Con un decreto pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale (DM 14/10/2004), il Ministero della giustizia ha finalmente dettato le regole tecnico-operative per l’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile. Il processo telematico, le cui fondamenta erano state già gettate anni addietro (DPR 123/2001), può dunque ora cominciare a diventare una realtà.

Secondo la normativa in parola, tutti gli atti e i provvedimenti del processo civile potranno essere redatti in forma di documenti informatici sottoscritti con firma digitale. La trasmissione, comunicazione e notificazione dei documenti informatici sarà effettuata per via telematica attraverso il sistema informatico civile (SICI).

I soggetti abilitati esterni, quali i difensori delle parti private e i consulenti tecnici, potranno accedere al SICI tramite un punto di accesso, attivabile esclusivamente dai soggetti, pubblici o privati, previsti dal citato decreto, come ad esempio i consigli dell’ordine degli avvocati. Tale punto di accesso rappresenta la struttura tecnico-organizzativa che fornirà agli abilitati i servizi di connessione al gestore centrale, attivo presso il Ministero della giustizia, e di trasmissione telematica dei documenti informatici relativi al processo, nonché la casella di posta elettronica certificata.

Per utilizzare i servizi di trasmissione telematica dei documenti informatici, oltre che di una firma digitale (DPR 445/2000), gli avvocati e gli altri soggetti abilitati dovranno infatti disporre anche di un indirizzo elettronico e della relativa casella di posta elettronica certificata (CPECPT), forniti e gestiti dal punto di accesso.

Il difensore delle parti, ai fini dell’accesso al sistema informatico civile, dovrà compiere sia un’autenticazione presso il punto di accesso sia una procedura di certificazione, consistente nell’attestazione di iscrizione all’albo e dell’assenza di cause ostative allo svolgimento dell’attività difensiva. In caso di esito positivo del controllo, il SICI consentirà al difensore l’accesso alle informazioni contenute nei fascicoli dei procedimenti in cui egli è costituito o quelle informazioni necessarie per la costituzione in giudizio. Gli esperti e gli ausiliari del giudice potranno invece accedere al SICI solo nel limite dell’incarico ricevuto e dell’autorizzazione, concessa dal giudice, alla consultazione e alla copia degli atti.

Tutti gli indirizzi elettronici dei soggetti del processo civile dovranno essere consultabili per via telematica, attraverso il registro generale degli indirizzi elettronici attivo presso il gestore centrale.

L’accesso al SICI e la casella di posta elettronica potranno essere ottenuti previa registrazione presso un punto di accesso, accordata dietro presentazione di una richiesta scritta da parte dell’interessato corredata della documentazione prescritta.

La comunicazione per via telematica di documenti informatici dall’ufficio giudiziario ai difensori e agli altri soggetti abilitati esterni avverrà mediante inoltro del documento dal gestore locale al gestore centrale, il quale provvederà ad inviarlo alla casella di posta elettronica certificata del destinatario. Le richieste di attività di notifica telematica da parte dei difensori saranno inoltrate all’ufficiale giudiziario per il tramite del punto di accesso del mittente e del gestore centrale. Il sistema informatico dell’UNEP trasmetterà poi per via telematica, al richiedente, il documento informatico con la relata di notifica, costituita dalla ricevuta elettronica, sottoscritta dall’ufficiale giudiziario con firma digitale.

La normativa sul processo telematico introduce altresì il concetto di fascicolo informatico, definito come la versione informatica del fascicolo d’ufficio, contenente gli atti del processo come documenti informatici, ovvero le copie informatiche degli atti depositati su supporto cartaceo. Le disposizioni sul fascicolo informatico sono d’altronde, per il momento, destinate ad affiancarsi alle norme sulla formazione tradizionale del fascicolo d’ufficio su supporto cartaceo. Si assisterà pertanto alla contemporanea esistenza di due fascicoli, uno cartaceo ed uno informatico, e le incombenze delle cancellerie registreranno di conseguenza un sensibile incremento.
Il fascicolo informatico rappresenta il punto centrale del processo telematico. In esso confluiranno anche i documenti probatori offerti in comunicazione o prodotti dalle parti o comunque acquisiti al processo.
Il fascicolo informatico consentirà dunque alle parti, al giudice e alla cancelleria la consultazione on-line del fascicolo d’ufficio e dei fascicoli di parte. In ogni caso, sarà comunque possibile consultare detti fascicoli anche nei locali della cancelleria, tramite appositi terminali.

Il decreto in commento stabilisce, infine, anche gli standard che gli atti del processo saranno tenuti a rispettare. Gli atti del processo telematico, infatti, dovranno essere necessariamente redatti in formato XML, secondo precise specifiche tecniche. Gli allegati dovranno essere privi di elementi attivi (ad es. macro) e rispettare uno dei formati elencati (ad es. .pdf). A successivi decreti ministeriali è poi demandato il compito di definire i modelli dei documenti informatici producibili dai difensori (atto introduttivo ecc.), dalla cancelleria, dal giudice, dal consulente tecnico e dall’ufficiale giudiziario.